É fácil se perder em meio a várias prioridades no ambiente de trabalho.
E existe uma solução para definir com clareza o que é prioridade e o que pode ser adiado: aplicar a Matriz de Eisenhower vira um verdadeiro investimento de tempo se usada do jeito certo — e não mais uma tarefa burocrática.
A matriz de Eisenhower é um framework de priorização que separa as tarefas em dois critérios simples: urgência e importância.
No dia a dia de um time de tecnologia, é fácil misturar esses dois conceitos e perder a linha na gestão de tarefas. Portanto, basear as entregas em critérios objetivos ajuda a poupar tempo da equipe e acertar no que é prioridade.
Popularizada por Stephen Covey no livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, mas baseada na lógica de tomada de decisão do ex-presidente americano Dwight Eisenhower, a matriz de Eisenhower serve para dar autonomia e trazer alinhamento para a equipe.
Para entender esse modelo de matriz de priorização, basta visualizar dois eixos: Urgência (eixo X) e Importância (eixo Y). A partir deles, quatro quadrantes são formados.
A matriz oferece uma visão espacial das prioridades. Isso ajuda no planejamento de tarefas, priorização, e até na negociação de entregas.
Os quadrantes que classificam as tarefas como menos imediatas também ajudam a alimentar o backlog, ajudando a equipe a não perder o foco do que é importante, mas talvez não demande entrega imediata.
Prioridade e clareza são elementos cruciais em um ambiente de trabalho, especialmente para equipes remotas.
Nesse cenário, a matriz de Eisenhower funciona como um filtro de decisões, garantindo que a energia da equipe seja devidamente direcionada onde o impacto é maior.
A matriz ajuda a manter a cadência de produção ao impedir que prazos de longo prazo sejam negligenciados por demandas imediatistas.
Isso evita o efeito de "bola de neve", onde a equipe está sendo “apagando incêndios” por falta de planejamento.
O framework simplifica o processo de escolha. Em vez de avaliar cada nova solicitação do zero, elas são encaixadas em um dos quadrantes.
Esse processo ajuda a eliminar distrações e interrupções que não contribuem para os objetivos centrais do projeto.
Times de tecnologia dificilmente trabalham de forma isolada; eles lidam com stakeholders, clientes e pares de outras áreas que possuem diferentes noções de urgência.
A matriz de Eisenhower serve como uma linguagem comum para alinhar essas expectativas.
Embora pareçam similares, esses os conceitos de urgência e importância possuem funções distintas na gestão de projetos.
A combinação desses eixos resulta em quatro quadrantes que orientam a ação do profissional:
A divisão dos quadrantes serve para categorizar o esforço e definir o próximo passo de gestão.
Essa clareza ajuda a proteger a produtividade da equipe e a saúde do projeto.
Este quadrante concentra as crises e problemas imediatos. São tarefas com prazos curtos e consequências graves caso não sejam resolvidas.
O objetivo deve ser resolver essas pendências o mais rápido possível para não impactar negativamente o projeto no médio ou longo prazo.
É o quadrante da estratégia e do desenvolvimento sem execução imediata. Aqui residem as tarefas que agregam valor real, como prevenção, planejamento e melhoria contínua.
É fundamental decidir o que precisa ser agendado e realmente cumprir essa entrega. Se as tarefas desse quadrante forem ignoradas, podem se tornar crises urgentes no futuro.
Nesta categoria estão as interrupções e demandas que parecem imediatas, mas que não exigem sua expertise específica ou não contribuem para seus objetivos principais.
Essa é a oportunidade para passar a demanda para um profissional júnior do time, ou cogitar automatizar com alguma ferramenta.
O foco principal é conseguir liberar seu tempo para atividades de maior impacto.
Este é o quadrante do ruído e das distrações. Inclui tarefas que consomem tempo sem gerar resultados para a equipe ou para o produto.
Identificar e descartar essas atividades é fundamental para manter a eficiência do workflow e evitar o esgotamento mental.
Abaixo, detalhamos como identificar e agir em cada cenário na rotina de um Project Manager.
A ideia é classificar tarefas comuns para ilustrar como os quadrantes funcionam.
Quadrante 1: Fazer imediatamente
Quadrante 2: Agendar
Quadrante 3: Delegar
Quadrante 4: Eliminar
O momento ideal para aplicar a matriz é logo após o levantamento de demandas de um projeto ou ciclo de entrega — ou seja, antes da mão na massa realmente começar. A alocação de responsáveis também fica mais fácil depois de aplicar a matriz.
Com a lista de tarefas em mãos, cada item deve ser filtrado para definir o que entrará no planejamento imediato.
Essa triagem traz dois benefícios principais:
Use códigos de cores, atribuindo uma cor específica para cada quadrante em sua ferramenta de gestão (Jira, Notion etc.).
Isso permite bater o olho no seu board e ter um entendimento melhor de como sua energia será direcionada. Algumas ideias:
Laranja: tarefas com entregas inegociáveis.
Azul ou verde: tarefas para agendar e executar dentro do prazo previsto.
Amarelo: atividades para delegar e supervisionar a entrega.
Cinza: tarefas para descartar.
Tentar gerenciar 20 tarefas urgentes e importantes simultaneamente é o caminho para o erro.
O ideal é focar em no máximo 3 a 5 itens no quadrante 1.
Crie o hábito de questionar: "o que acontece se eu simplesmente não fizer isso?".
Se a resposta for "nada relevante para o projeto ou para o time", a tarefa pertence ao quadrante 4 e deve ser eliminada sem culpa.
Crie o hábito de não aceitar uma demanda sem antes "geolocalizá-la" na matriz.
Se alguém te pedir algo, pergunte-se se isso é urgente para mim ou para quem está pedido?
Ter esse critério visual ajuda a lidar melhor com conversas difíceis, dizendo "não" ou "agora não" com muito mais segurança e fundamento.
Dito isso tudo, cabe saber se a gestão da matriz cabe à uma figura única no time, ou se é uma responsabilidade compartilhada.
A resposta é: funciona de ambas as formas.
As lideranças (PM, Tech Lead etc.) atuam como uma espécie de "guardião". Ajudam a filtrar interferências externas e garantem que o time não seja consumido apenas por urgências.
Na gestão individual, cada membro do time aplica o método para gerenciar seu tempo de foco e garantir o cumprimento de suas entregas — que podem ter impacto direto na sua carreira, por exemplo.
No entanto, entender o funcionamento e ajudar a equipe a aplicá-la ajuda a diferenciar profissionais sênior. Isso demonstra proatividade, foco e colaboração — todas características desejáveis (e diferenciais) para quem quer se destacar na empresa.
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